Contratos e a pauta do condomínio

Por que cadastrar contratos

Contrato de limpeza, elevador, jardinagem, seguro, dedetização — todos têm prazo, e quase todos renovam sozinhos se ninguém avisar. Perder o prazo de aviso prévio significa ficar mais um ano com um fornecedor que você queria trocar, ou com um preço que você queria renegociar.

Cadastrando o contrato, o sistema passa a saber disso e coloca o contrato na pauta no dia em que a janela de decisão abre — não no dia do vencimento, quando já é tarde.

Como cadastrar

Em Operação → Contratos → Novo contrato. Os campos que mudam o comportamento do sistema:

• Fim da vigência — quando o contrato acaba.
• Aviso prévio (dias) — o prazo que o contrato exige para você avisar que não vai renovar. É esse número que define quando o alerta aparece: se o contrato vence em 07/09 e o aviso prévio é de 30 dias, ele entra na pauta em 08/08.
• Renova automaticamente — marque se o contrato se prorroga sozinho no silêncio. Contratos assim entram na pauta com urgência alta, porque esquecer custa dinheiro.

O anexo do contrato é opcional; se você subir o PDF, ele fica guardado junto do cadastro.

O cadastro de contrato é um registro, não um lançamento financeiro. Ele não gera conta a pagar nem afeta o balancete — Contas a Pagar continua sendo o lugar de registrar o que o condomínio deve.

A pauta: "O que precisa de você"

Na Visão Geral de cada condomínio existe um card com tudo que está esperando por você naquele prédio, reunido de várias origens — as principais:

| Origem | Quando entra na pauta | | --- | --- | | Ocorrências | Abertas e paradas há mais de 3 dias | | Atendimento escalado | Conversa que subiu para uma pessoa e ainda não foi assumida | | Manutenção | Vencendo nos próximos 30 dias, ou já atrasada | | Contratos | Entrando na janela de aviso prévio | | Inadimplência | Unidade com fatura vencida e sem acordo em andamento | | Assembleias e enquetes | Convocadas ou em votação | | Financeiro | Pontos de atenção detectados automaticamente | | Contas a pagar | Ainda em rascunho, com vencimento nos próximos 30 dias ou já vencido |

Cada item tem urgência (alta, média, baixa) e um botão Resolver, que leva você direto ao item — não à lista onde ele está. A ideia é essa: a pauta não é um relatório para ler, é uma lista para executar.

O que acontece ao clicar em Resolver depende do tipo do item:

| Tipo do item | Para onde o "Resolver" leva | | --- | --- | | Ocorrência e atendimento escalado | Abrem a ocorrência ali mesmo, numa aba lateral — você lê, responde e muda o status sem sair da pauta | | Manutenção e Contratos | Abre a aba correspondente já rolada até a linha daquele item, destacada por alguns segundos | | Inadimplência | Abre o formulário de novo acordo com a unidade já selecionada e as faturas em aberto carregadas | | Contas a pagar | Abre a aba Fiscal na conta que espera confirmação | | Demais tipos | Abre a aba onde o assunto é tratado |

Uma ocorrência que também tem atendimento escalado aparece uma vez só, na linha da escalação — é a que diz mais: tem morador do outro lado esperando, e prazo correndo. A urgência que valer é sempre a mais alta das duas.

Se você clicar em Resolver e o item já tiver sido tratado por outra pessoa nesse meio tempo, a tela abre normalmente e avisa — a pauta é uma fotografia de alguns segundos atrás, e isso é esperado, não é erro.

Resolver, adiar e o que a diferença significa

• Resolver (ícone de calendário com check) — o item sai da pauta e não volta. Use quando você tratou aquilo.
• Adiar (ícone de relógio) — o item sai por 7 dias e volta depois. Use quando não é para agora, mas você não quer esquecer.

Adiar não é o mesmo que resolver, e é de propósito: o que você adia volta a aparecer. É o que impede um item de sumir só porque naquele dia você não podia tratá-lo.

Por que unidades com acordo não aparecem

A pauta só mostra unidade inadimplente que não tem acordo ativo nem acordo aguardando aprovação. Uma unidade que já está negociando não precisa de nova proposta — mandar você propor acordo para quem já tem um seria ruído.

Perguntas frequentes

Cadastrei o contrato e ele não apareceu na pauta. Isso é o esperado se a janela de aviso prévio ainda não abriu. Na aba Contratos você vê a situação de cada um: os que estão dentro da janela ficam marcados com "decidir em X dias"; os demais mostram só quanto tempo falta.

A pauta mostra "mostrando 10 de 23". Cadê o resto? Cada tipo de item aparece no máximo 10 por vez, para uma fonte barulhenta não esconder as outras. À medida que você resolve, os próximos aparecem.

Removi um contrato por engano. Perdi o histórico de pagamentos? Não. Contrato é cadastro de vigência; os pagamentos ao fornecedor ficam em Contas a Pagar e não são afetados.

Quem pode cadastrar contrato e tratar itens da pauta? Quem tem permissão de escrita no financeiro daquele condomínio — o síndico com vínculo de administração ou finanças, e a equipe da administradora. Toda ação fica registrada com autor e data.