Vistorias: delegar a ronda e revisar remoto

Por que existe

Boa parte da visita de rotina a um prédio é conferência ocular: casa de bombas, gerador, piscina, extintores, áreas comuns. Nada disso exige você presente — exige alguém de confiança olhando e um registro de que olhou.

Com a vistoria delegada, o funcionário do condomínio executa o checklist com foto e você revisa em alguns minutos, de qualquer lugar. A visita presencial deixa de ser semanal para virar pontual.

Criando o checklist

Em Operação → Vistorias → Novo checklist:

• Nome — ex.: "Ronda geral", "Conferência de segurança".
• Frequência — semanal, quinzenal ou mensal. Define a janela em que a ronda precisa ser feita.
• Itens — o que conferir, um por linha. Marque foto nos itens em que a imagem importa (casa de bombas, gerador, medidores).

Assim que você salva, a primeira ronda já aparece na portaria. Não é preciso esperar a virada da semana.

Como o funcionário executa

No app da portaria existe o item Vistorias. A tela mostra um item por vez, com botões grandes: Tudo certo ou Tem problema, com espaço para observação e para tirar a foto na hora.

Onde a foto é obrigatória, o sistema não deixa concluir sem ela — e essa checagem é feita no servidor, não só na tela.

Quem pode executar

Zelador, porteiro, segurança e funcionários do condomínio, além do próprio síndico. Vale o vínculo com aquele condomínio: quem trabalha no prédio A não enxerga a ronda do prédio B.

Quem entra só para executar a ronda — cargo de zelador ou funcionário, sem vínculo de portaria — abre o app e vê apenas Vistorias: sem encomendas, sem controle de acesso, sem botão de pânico. Porteiro, segurança e síndico continuam com a portaria inteira, Vistorias inclusas. Se o zelador também precisa operar a portaria, dê a ele o cargo de porteiro ou segurança naquele condomínio, em Equipe.

Revisando

Rondas concluídas aparecem em Operação → Vistorias, marcadas como "aguardando sua revisão". Ao abrir, você vê item a item com a observação e a foto, e decide: aprovar ou reprovar.

Reprovar abre uma ocorrência automaticamente, já com a descrição do item, a observação de quem executou e a referência à ronda. Ela entra no fluxo normal de ocorrências — e na pauta do condomínio.

Se a criação da ocorrência falhar por algum motivo, a revisão inteira volta atrás. Não existe estado meio-salvo em que um item fica "reprovado" sem nada acontecer.

Atraso não passa despercebido

Ronda não executada até o fim da janela fica marcada como atrasada, tanto na portaria quanto na sua lista. A delegação precisa falhar em voz alta — senão "visita semanal" vira "nada" sem ninguém perceber.

A ronda atrasada também entra na pauta do condomínio e, se você administra vários, no bloco Sua semana da Minha Carteira — sempre com urgência alta. Diferente de um contrato a vencer, aqui o prazo já passou.

Perguntas frequentes

Editei o checklist. Muda a ronda que já está em execução? Não. Cada ronda guarda uma cópia dos itens do dia em que foi criada. A mudança vale a partir da próxima.

O funcionário pode marcar tudo OK sem olhar? Software não resolve isso sozinho. A foto obrigatória com data e hora é o custo mínimo — e o histórico deixa visível quando um item que estava sempre "OK" vira problema de repente.

Posso ter mais de um checklist no mesmo condomínio? Sim, com frequências diferentes: uma ronda semanal de áreas comuns e uma conferência mensal de equipamentos, por exemplo.

Quem pode criar checklist e revisar? Quem tem permissão de escrita no financeiro daquele condomínio — o síndico com vínculo de administração ou finanças, e a equipe da administradora. Toda revisão fica registrada com autor e data.