Cotações: pedir orçamento sem perder a thread

O que muda

Cotar um serviço hoje é escrever o pedido, mandar para três fornecedores, cobrar quem não respondeu e montar uma comparação na mão. O resultado vive numa thread de e-mail que ninguém mais acha quando o conselho pergunta.

Com a cotação estruturada, você abre uma vez e o sistema cuida do resto: cada fornecedor recebe um link próprio, responde por ali, e as propostas aparecem lado a lado na mesma tela.

Abrindo uma cotação

Em Operação → Cotações → Nova cotação:

1. Título — o serviço, em poucas palavras.
2. Escopo — o que precisa ser feito. Se a inteligência artificial estiver configurada, o botão Redigir com IA monta um rascunho a partir de uma descrição curta — sempre editável. Nada é enviado sem você revisar.
3. Prazo — até quando aceita proposta.
4. Fornecedores — escolha da sua base. Aparecem os fornecedores deste condomínio e os dos outros condomínios da sua carteira.

Fornecedor precisa de e-mail cadastrado. Até esta versão o cadastro de fornecedor guardava só nome e CNPJ — o que basta para contas a pagar, mas não para cotação. Quem não tiver e-mail fica registrado na cotação sem receber o convite, e você vê isso na tela.

O que a IA faz e o que ela não faz

Ela redige o escopo e resume observações. Ela não sugere fornecedores que não estão na sua base, não inventa medidas ou quantidades, não sugere preço, e nada sai sem você aprovar.

Sugerir fornecedores novos por busca é uma funcionalidade separada, ainda não disponível — justamente porque exige verificar se a empresa existe de verdade antes de mandar e-mail em nome do condomínio.

Como o fornecedor responde

Ele recebe um e-mail com o escopo e um link exclusivo. Não precisa criar conta nem senha. Preenche valor, prazo de execução, validade da proposta, observações e pode anexar um PDF.

Enquanto o prazo estiver aberto, ele pode reenviar — vale sempre a última proposta, e as anteriores ficam no histórico. Isso importa: a revisão faz parte da negociação, e apagar as versões anteriores tiraria justamente o registro de como se chegou ao valor final.

O link é individual. Se um fornecedor repassar o dele, é o acesso dele que está sendo compartilhado — não o da cotação inteira.

Cobrança automática

Quem não respondeu recebe lembrete na metade do prazo e na véspera. Depois do prazo, ninguém é cobrado — insistir com quem já perdeu a data só queima o relacionamento.

Decidindo

Na tela da cotação, as propostas aparecem ordenadas por valor, com prazo, validade e anexo de cada uma. Você registra o vencedor e a justificativa.

É aqui que a regra dos 3 orçamentos se resolve sozinha: o pedido, as propostas recebidas e a decisão com justificativa ficam guardados juntos. Quando o conselho perguntar, a resposta é uma tela — não uma busca no e-mail.

Perguntas frequentes

Preciso mesmo de três propostas? O sistema não obriga — convide quantos quiser. Ele só garante que, quantos forem, fiquem registrados.

Um fornecedor mandou o valor errado. Dá para corrigir? Ele mesmo corrige pelo link, enquanto o prazo estiver aberto.

Decidi e apareceu um fornecedor melhor depois. Depois de decidida, a cotação não aceita propostas novas. Abra outra cotação — assim as duas rodadas ficam registradas separadamente.

Quem pode abrir cotação? Quem tem permissão de escrita no financeiro do condomínio. Abertura e decisão ficam registradas com autor e data.